Les employeurs peuvent prendre en charge les frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques pour les salarié·e·s contraint·e·s d’utiliser leur véhicule personnel pour le trajet « domicile/lieu de travail ». Dans ce cas, contrairement aux abonnements de transports collectifs (voir fiche 30), il n’y a pas d’obligation légale, mais des exonérations sociales et fiscales sont prévues pour inciter les employeurs à instaurer une telle prise en charge.
Quel·le·s sont les salarié·e·s bénéficiaires ?
L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux/celles de ses salarié·e·s :
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Île-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
- ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.
Dans les mêmes conditions, l’employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables et permettre la recharge desdits véhicules sur le lieu de travail.
Le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec celle accordée au titre des frais d’utilisation des moyens de transports collectifs.
L’employeur peut aussi prendre en charge, tout ou partie des frais engagés par ses salarié·e·s pour leurs déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sous la forme d’une « indemnité kilométrique vélo » ou lorsque les salarié·e·s effectuent ces déplacements en tant que passagers en covoiturage, sous la forme d’une « indemnité forfaitaire covoiturage ».
Le bénéfice de ces indemnités peut être cumulé, dans certaines conditions, avec la prise en charge des frais de transports publics lorsqu’il s’agit d’un trajet de rabattement vers une gare ou une station.
La prise en charge des frais de transports personnels est une faculté offerte à l’employeur. Mais si l’employeur prend en charge tout ou partie de ces frais, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’ensemble des salarié·e·s remplissant les conditions mentionnées ci-dessus.
Le/la salarié·e qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise, qui n’assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du/de la salarié·e, peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule engagés lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces lieux de travail eux-mêmes.
Quel·le·s sont les salarié·e·s exclu·e·s ?
Sont exclu·e·s du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule :
- Les salarié·e·s bénéficiant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par celui-ci des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule
- Les salarié·e·s logé·e·s dans des conditions telles qu’ils ou elles ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;
- Les salarié·e·s dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.
Quelles conditions de mise en œuvre ?
La prise en charge des frais de carburant (ou des frais exposés pour l’alimentation des véhicules électriques) au profit des salarié·e·s est mise en œuvre :
- soit par accord entre l’employeur et les représentants des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;
- soit, pour les autres entreprises, par décision unilatérale de l’employeur après consultation de la représentation du personnel, si elle existe.
L’employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il les recueille auprès de chaque salarié·e bénéficiaire qui les lui communique. En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule, l’employeur avertit les salarié·e·s au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
Et pour les salarié·e·s à temps partiel ?
Le/la salarié·e à temps partiel, employé·e pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un·e salarié·e à temps complet.
Lorsqu’il/elle est employé·e pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, il/elle bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.
Quel est le régime social et fiscal de la prise en charge ?
La prise en charge par l’employeur des frais de transports personnels des salarié·e·s ouvre droit à des avantages fiscaux et sociaux.
Ainsi, l’avantage résultant de la prise en charge par l’employeur des frais de carburant ou des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite de la somme de 200 € par an et par salarié·e.
Dans cette même limite, les sommes ainsi versées par l’employeur sont exonérées de toute cotisation d’origine légale ou d’origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi :
- cotisations (parts patronales et salariales) de sécurité sociale ;
- CSG et CRDS ;
- cotisations (part patronale et salariale) aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, y compris AGFF et APEC ;
- cotisations (part patronale et salariale) au régime d’assurance chômage (y compris AGS) ;
- taxe d’apprentissage ;
- participation formation, etc.